Iedere gemeente heeft voor mensen met een minimum inkomen regelingen voor extra financiële ondersteuning: de minimaregelingen. Niet alle gemeenten hebben dezelfde regelingen, maar wat de meeste wel gemeen hebben, is dat burgers die ervoor in aanmerking komen, meerdere keren per jaar een aanvraag kunnen doen voor losse onderdelen van de regelingen. Bij iedere aanvraag moet de burger inzicht geven in zijn inkomen en vermogen en vervolgens gaat de aanvraag de gemeentelijke molen in om na te gaan of de aanvrager recht heeft op die vergoeding of voorziening. Aan het einde van het jaar hebben de mensen die daar recht op hebben bij elkaar vaak het complete budget binnen een categorie – bijvoorbeeld witgoed, kinderen of culturele activiteiten – aangevraagd én blijkt dat de gemeente de meeste aangevraagde voorzieningen heeft toegekend.

Waarom niet in één keer het complete budget toekennen?

Nu aanvragen online en niet meer met papieren formulieren worden gedaan, is er op het gebied van afhandeling al veel verbeterd voor de gemeente. Maar wanneer iedere voorziening apart wordt aangevraagd, is het alsnog veel werk. Dat was ook reden voor veel gemeentelijke organisaties om een stapje verder te denken: waarom zouden we niet bij de eerste aanvraag direct het voor deze aanvrager beschikbare budget, in zijn geheel of voor de aangevraagde categorie, toekennen? Voor beide partijen is dat gemakkelijk: de burger hoeft maar één aanvraag in te dienen en de organisatie hoeft het maar één keer te beoordelen.

In één keer het beschikbare budget voor een regeling toekennen levert gemeente én burger voordeel op.

Een slim formulier laat alleen zien wat mag worden aangevraagd

Met de inzet van geavanceerde digitale formulieren kan er veel worden geautomatiseerd. Zo’n formulier wordt met DigiD gestart, dus de gegevens van de aanvrager zijn bekend bij de gemeente en de formulieren kunnen worden gekoppeld aan het uitkeringssysteem. Het formulier toont dan, afhankelijk van wat er over deze burger bekend is en zijn antwoorden, alleen de voorzieningen waarop die burger recht heeft en die hij dus mag aanvragen. Gegevens over kinderen worden niet voor-ingevuld, maar worden door de aanvrager ingevuld.  Als de gemeente het wil, kan er automatisch een beschikking volgen. Veel van de voorzieningen zijn in natura en werken met vouchers, die bij een aangesloten winkel of organisatie kunnen worden ingediend om een koelkast, laptop of zwemles vergoed te krijgen. Die vouchers, waarin de persoonsgegevens van de aanvrager of het kind al zijn ingevuld, kunnen dan direct worden gedownload. De gemeente kan achteraf nog steekproefsgewijs controleren of de voorzieningen terecht zijn toegekend.

Onderzoek eens hoeveel er terecht én onterecht wordt vergoed

Gemeenten die twijfelen of het in één keer vooraf toekennen en betalen van voorzieningen iets voor hen is, zou ik willen vragen: onderzoek eens goed wat u op dit moment vergoedt aan de burgers en dan met name degenen die al in de uitkering zitten. Blijkt dat er vrijwel nooit iets onterecht wordt aangevraagd, dan kan in één keer – per categorie minimavoorziening of het totale pakket –  toekennen en betalen een enorme tijdswinst opleveren. Blijkt er nog relatief veel te worden afgewezen, dan is het verstandig de aanvragen eerst te beoordelen. Een tweedeling maken kan ook: mensen die al jarenlang in een uitkering zitten wél automatisch vooraf alles toekennen, maar mensen die op basis van het onderzoek een risico vormen juist niet. Een slim e-formulier kan in die gevallen overigens extra vragen stellen, waardoor de consulent zo’n aanvraag beter kan beoordelen.

E-formulieren op maat voor uw organisatie

Hoe u het als gemeente of gemeentelijke organisatie ook wilt hebben, Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer, kan u helpen met digitale formulieren op maat. Vanuit een standaard basis passen we deze e-formulieren zo aan, dat ze zijn toegesneden op uw situatie. De lijntjes tussen ons en de gemeente of organisatie zijn daarbij heel kort. Iedere gemeente wil toch net weer iets anders en dat begrijpen we bij Schulinck In-Form heel goed: het aanpassen van formulieren, het uitfilteren van de aanvragen die u zelf wilt beoordelen en het oplossen van probleempjes zijn ons dagelijks werk.
Voor bewindvoerders hebben we een Derdenportaal, waarin zij en eventuele andere instanties aanvragen kunnen doen voor burgers. U kunt zelf bepalen wie toegang heeft tot dat portaal en welke formulieren hierin beschikbaar zijn.

Als Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer en marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Kijk naar de oplossingen van Schulinck In-Form op https://www.schulinck.nl/e-formulieren/schulinck-in-form-portaal/.