Als gemeente wilt u uw burgers snel en goed helpen. Om rijen bij de balie te voorkomen en aanvragen uniform binnen te krijgen, maken veel gemeenten gebruik van digitale formulieren. Nog niet zo lang geleden maakte de webdesigner van de gemeente eenvoudigweg van een papieren aanvraagformulier een digitale pdf. De vragen en velden bleven precies hetzelfde, maar de aanvrager kon het formulier nu op zijn computer invullen. Nog altijd zijn er gemeenten die dat zo doen (of zelfs nog op papier), vooral kleine gemeenten met weinig aanvragen. Voor grotere gemeenten en samenwerkingsverbanden kan het verder digitaliseren van aanvraagformulieren behoorlijk wat voordelen hebben. En er is enorm veel meer mogelijk dan alleen een digitale pdf!

Een slim digitaal formulier stelt alleen relevante vragen

Achter een geavanceerd digitaal formulier zit een schat aan opties. Dat begint al bij het invullen van het formulier. Afhankelijk van wat er wordt ingevuld, worden alleen de relevante vragen gesteld. Daarbij kan het formulier zelf informatie combineren. Op basis van een ingevulde geboortedatum wordt bepaald of iemand gepensioneerd is en zal bijvoorbeeld naar de AOW inkomsten worden gevraagd. Datzelfde geldt voor de vraag of iemand een partner heeft. Is het antwoord ‘nee’, dan blijven niet alleen vervolgvragen daarover achterwege, maar is ook bekend wat de van toepassing zijnde vermogensgrens is voor de aanvrager. Ook kun je met een digitaal formulier afdwingen dat bepaalde vragen worden beantwoord, omdat de aanvrager anders simpelweg niet verder kan met zijn aanvraag. Bewijsstukken kunnen direct worden geüpload. Zo krijgt de gemeente altijd de benodigde informatie binnen.

Het werk voor de medewerker wordt interessanter

Zijn de gegevens ingevuld, dan worden eventuele berekeningen direct uitgevoerd en in het formulier getoond. Vraagt iemand bijvoorbeeld bijstand aan, dan wordt de hoogte van de uitkering onder andere bepaald op basis van de gegeven informatie over de leeftijd van de aanvrager, of er een partner is en hoe oud die is en of iemand in een inrichting woont. Een digitaal formulier kan zelf die norm bepalen en er komt een eenduidig antwoord uit. De controle hoeft alleen nog steekproefsgewijs te gebeuren, maar niet of het rekenwerk wel goed is gedaan, want dat gaat automatisch. Er is geen interpretatie meer nodig van een medewerker. Het werk van de medewerkers wordt interessanter, omdat alleen complexe zaken bekeken hoeven worden.

Digitale formulieren worden eenvoudig gekoppeld aan het gemeentelijke systeem

Het overtypen van formulieren, zoals nog te vaak gebeurt, is helemaal niet meer nodig. De digitale formulieren die wij bij Schulinck In-Form maken, kunnen we direct koppelen aan het systeem van de organisatie. Werkprocessen kunnen automatisch worden aangemaakt, wat sneller gaat dan het oude, handmatige systeem. Medewerkers van gemeenten zijn nog wel eens bang dat er fouten worden gemaakt die niemand ziet. Maar in de praktijk blijkt dat het merendeel van de aanvragen gewoon goed verloopt en dat er nu juist eenduidig wordt beoordeeld. Geen ‘nog even snel afhandelen’ situaties. Indien gewenst kunnen de aanvragen in een overgangsfase eerst nog worden gecontroleerd, voordat de gemeente overgaat op een volledige automatisch afhandeling. In het formulier kunnen we zelfs inbouwen dat bepaalde aanvragen met combinaties van factoren extra gecontroleerd worden, bijvoorbeeld als er vermogen is of inkomsten zijn.

De aanvrager krijgt direct te zien of hij een uitkering of voorziening al dan niet toegewezen krijgt.

Een snelle, eenduidige beslissing is fijn voor de burger

Voor de burger zijn de voordelen van een goed digitaal formulier ook niet gering. De aanvrager krijgt direct te zien of hij een uitkering of voorziening al dan niet toegewezen krijgt. Er kan zelfs direct een beschikking worden afgegeven. Bij een afwijzing kan ook worden aangegeven waarom iemand niet in aanmerking komt, wat frustratie voorkomt. Door een snelle beslissing kan bij toekenning ook vlot worden uitbetaald. Fijn voor de burger, die zijn geld sneller krijgt. Fijn voor de gemeente, die aanvragen sneller kan afhandelen.

Digitaal minder vaardige burgers, zoals ouderen, blijken in de praktijk meestal wel iemand in hun omgeving te hebben die kan helpen om met DigiD een aanvraag in te dienen. Zeker als blijkt dat digitaal aanvragen zorgt voor een vlotte uitbetaling. Ook voor hen is digitaal aanvragen veel handiger dan een papieren formulier, dat moet worden ingevuld en op de post gedaan en waarbij vragen worden gesteld die niet van belang zijn.

Slimme digitale formulieren, op maat voor uw organisatie

Of u nu een grote of een kleine organisatie hebt, Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer, kan u helpen met digitale formulieren op maat. Iedere gemeente heeft eigen ideeën over een ideaal formulier. Bij  Schulinck In-Form zijn we dan ook heel bedreven in het ontwerpen en aanpassen van formulieren, het uitfilteren van de aanvragen die u zelf wilt beoordelen en het oplossen van voorkomende probleempjes. De lijntjes tussen ons en de gemeente of organisatie zijn daarbij heel kort.

Als Schulinck In-Form, onderdeel van Wolters Kluwer en marktleider in het sociaal domein, weten we waar we het over hebben. Bent u benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Kijk hier naar de oplossingen van Schulinck In-Form.