In deze opinie ga ik duidelijk maken wat de verschillende termen inhouden. En wordt duidelijk dat je al veel sneller kunt starten met digitaliseren dan vaak wordt gedacht. Voor de eerste stappen hoeft niet alles 100% op orde te zijn om te kunnen starten met digitaliseren. Je kunt al veel sneller starten om direct resultaat te bereiken.
Wij willen digitaliseren!
Digitaliseren betekent in feite niets anders dan het digitaal aanbieden van producten of processen die voorheen niet digitaal werden aangeboden. Dat kan gaan om interne processen zoals het archiveren. Of het kan gaan om externe processen zoals het digitaal aanbieden van een aanvraag bijzondere bijstand.
Schulinck In-Form ondersteunt bij het digitaliseren van vooral aanvragen. Het digitaliseren van de aanvragen richt zich met name op de burger. De ‘andere’ processen richten zich op de manier van beoordeling en verwerking van de digitale aanvragen intern.
Wij willen koppelen!
Het woordenboek geeft meerdere definities bij het woord ‘koppelen’. Naar mijn mening is de definitie die het beste van toepassing is in deze situatie ‘verbinden’. Door slim te koppelen kun je informatie uit andere systemen halen en gebruiken. Ook kun je de nieuwe informatie weer bij andere systemen afleveren.
Informatie is opgenomen in verschillende systemen. Via koppelingen wordt deze informatie dus verbonden. Het komt daarmee op andere plaatsen beschikbaar. Voorwaarde hierbij is natuurlijk wel dat dit veilig gebeurt en dat er een doelbinding is. Met dat laatste bedoel ik dat je alleen die gegevens gebruikt die noodzakelijk zijn voor dat proces.
De mogelijke koppelingen zijn tegenwoordig eindeloos. Door middel van standaardisaties wordt wel afgedwongen dat koppelingen vergelijkbaar werken. Dat betekent echter nog niet dat ze precies hetzelfde werken. Ook worden de mogelijkheden voortdurend uitgebreid. Een goed voorbeeld hiervan is de DigiD app.
Schulinck In-Form maakt op meerdere manieren gebruik van koppelingen:
- koppelingen om een gebruiker te authentiseren, zoals DigiD;
- koppelingen om een digitaal formulier van voorvulling te voorzien, zoals DKD Inlezen;1
- koppelingen om een ingevuld formulier te verwerken, zoals de koppelingen richting de backoffice applicaties en de zaaksystemen.
Hebben we dan alle koppelingen? Zeker niet! Maar als het nodig is, kunnen we nieuwe koppelingen snel realiseren. Dit houdt in dat we uiteindelijk voor iedere situatie een oplossing kunnen bieden.
Wij willen automatiseren!
Automatiseren komt simpelweg neer op het vervangen van een menselijke handeling. De ‘computer’ vervangt deze handeling. Automatiseren heeft veel voordelen: uniformiteit, kwantiteit, tijdswinst. Maar automatiseren kent ook nadelen: het algoritme dat de automatisering aanstuurt moet kloppen en werkt daardoor voor sommige processen rigide. Hier geldt in praktijk de 80-20-regel. 80% van de situaties kun je waarschijnlijk eenvoudig automatiseren. De laatste 20% kost veel meer inspanning. Je moet dan overwegen of automatiseren dan loont.
Een misvatting bij automatiseren is het idee dat een product of proces 100% geautomatiseerd moet worden. Dat is vaak niet nodig en nog vaker niet eens mogelijk. Een gedeelte van een product of proces automatiseren levert vaak al een directe meerwaarde.
Schulinck In-Form maakt op meerdere manieren gebruiken van (deel) automatisering:
- op basis van een algoritme direct beoordelen van een mogelijk recht;
- direct aansturen van de juiste processen in de backoffice applicatie;
- direct vastleggen van een zaak in het zaaksysteem en het uploaden;
- direct verwerken van informatie richting bijvoorbeeld een datawarehouse.
Moet alles 100% op orde zijn om te kunnen starten met digitaliseren, koppelen of automatiseren? Nee!
Stip op de horizon
Moet nu alles 100% op orde zijn om te kunnen starten met digitaliseren, koppelen of automatiseren?
Nee! Digitaliseren is prima mogelijk zonder te automatiseren. Koppelen is wenselijk wanneer je wilt digitaliseren, maar niet direct noodzakelijk. Je kunt als gemeente beginnen met een proces of product waar ook nog handmatig in gewerkt moet worden. Een burger is al blij met de mogelijkheid om een digitale melding/aanvraag te kunnen doen. Dat het hierna voor de gemeente handwerk is, is voor de burger minder relevant.
Probeer dus eerst te focussen op het digitaliseren van het product of het proces en kijk daarna pas naar de gewenste koppelingen en automatisering. Alleen daarmee is al heel veel winst te behalen. Het biedt ook ruimte om goed na te denken over de koppelingen en mate van automatiseren. Wat past het beste bij jouw gemeente? Een ander voordeel is dat je in kleine stappen de situatie beter overziet dan wanneer je tegen een hoge berg van werkzaamheden aan moet kijken.
Schulinck In-Form ondersteunt u hierin. Wij leveren geen standaard oplossing. Wij leveren maatwerk dat meegroeit met uw behoeftes.
1 Meer informatie over voorvulling is terug te vinden in de infographic ‘ Prefill: voorinvulling van formulieren’