31 maart 2026 - mr. Floor van Kimmenade

De huidige kabinetsplannen over jeugdhulp brengen waarschijnlijk ook bij de toegang nogal wat veranderingen met zich mee. Eén van deze veranderingen is de komst van Stevige Lokale Teams (SLT) bij gemeentes. Deze SLT’s moeten het fundament van het jeugdstelsel worden. Een SLT stelt een brede gezinsanalyse op waarbij naar alle leefgebieden gekeken wordt. Het doel van deze werkwijze is een betere matching tussen hulpvraag en aanbod en een verbetering van de samenwerking met andere domeinen. Daarnaast gaat een SLT zelf ook lichte ondersteuning bieden.

En juist dat laatste punt roept bij mij vragen op. Hoe wordt het onderscheid gemaakt tussen de beide uitvoerende taken voor wat betreft de dossiervorming? Wordt dit een toegangsdossier of een jeugdhulpdossier? Dat onderscheid is belangrijk, maar waarom? En welke praktische maatregelen kunnen gemeenten nemen om hier op een juiste manier mee om te gaan? Daar ga ik in deze opinie verder op in.

Toegangsdossier

Een toegangsdossier wordt opgesteld in de toegangsfase, dus vóórdat jeugdhulp is toegekend. De informatie die nodig is voor het onderzoek naar de hulpvraag wordt in dit dossier opgenomen. Omdat er geen jeugdhulp geboden wordt in deze fase, is het geen jeugdhulpdossier in de zin van de Jeugdwet. Juridisch valt een toegangsdossier dan ook niet onder de Jeugdwet, maar onder de AVG en voor wat betreft de bewaartermijnen onder de selectielijst van de Archiefwet. Deze bewaartermijnen variëren van 6 weken tot 20 jaar.

Jeugdhulpdossier

Een jeugdhulpdossier is bedoeld voor het vastleggen van de daadwerkelijk verleende hulp en bevat dus onder andere informatie over de problematiek van de jeugdige, de uitgevoerde hulp en behandelplannen. Juridisch gezien valt een jeugdhulpdossier onder de Jeugdwet en geldt de 20-jarige bewaartermijn, tenzij vernietiging verzocht wordt en er geen uitzondering van toepassing is.

Een toegangsdossier wordt bijgehouden tijdens het onderzoek, een jeugdhulpdossier zodra er hulp wordt verleend.

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens tijdens het onderzoek naar jeugdhulp. Als er ook jeugdhulp wordt verleend door de gemeente, dan dus ook voor het jeugdhulpdossier. Bij het koppelen of samenvoegen van het toegangsdossier en het jeugdhulpdossier ontstaat er een conflict met betrekking tot de privacy en over de bewaartermijnen. Ook na een verzoek om inzage, voor het ontvangen van een kopie of vernietiging van een dossier is een gecombineerd dossier een groot probleem.

Heel concreet betekent het hanteren van 1 dossier namelijk dat in het toegangsdossier zorginhoudelijke informatie opgenomen wordt. En omgekeerd, alle informatie die verkregen is tijdens het onderzoek naar de inzet van jeugdhulp komt automatisch in het jeugdhulpdossier terecht. Dit is natuurlijk niet correct en levert allerlei vragen op.Welke bewaartermijn hanteer je dan? En wanneer start deze termijn? Als de termijn verstreken is en een toegangsdossier vernietigd moet worden, kan het zijn dat een jeugdhulpdossier nog lang niet vernietigd mág worden. Ook in het geval een gezaghebbende ouder het toegangsdossier opvraagt is het niet de bedoeling dat ook het jeugdhulpdossier meegestuurd wordt. Hoe maak je dan nog onderscheid tussen de verschillende gegevens als deze vermengd genoteerd zijn. Het lijkt me een onmogelijke taak. Daarom is het zo belangrijk om goed voorbereid te zijn en ervoor te zorgen dat de dossiers op orde zijn.

Let op: tekst loopt door onder afbeelding.

Schulinck Jeugd

Voer eenvoudig en snel de Jeugdwet uit

De juiste gang van zaken is afhankelijk van de rol die de SLT-consulent op dat moment heeft. De verslaglegging over het uitvoeren van onderzoek en een beoordeling maken vanuit de toegang tot jeugdhulp, hoort thuis in het toegangsdossier. Maar zodra de SLT-consulenten zelf jeugdhulp gaan verlenen, worden zij in juridische zin een jeugdhulpaanbieder en moet er een jeugdhulpdossier aangemaakt worden. Dit dossier valt dan onder de Jeugdwet. Om te kunnen voldoen aan de voor dat dossier geldende bewaartermijnen is het cruciaal om het toegangsdossiers en jeugdhulpdossiers strikt gescheiden te houden.

Hierbij een aantal praktische maatregelen voor een juist dossierbeleid:

  1. Zorg voor gescheiden dossiers. Werk met een toegangsdossier waarin de informatie die nodig is voor het onderzoek naar de hulpvraag wordt bijgehouden en een jeugdhulpdossier waarin de daadwerkelijk verleende jeugdhulp wordt vastgelegd.
  2. Gebruik gescheiden, rolgebaseerde autorisatie voor inzage en bewerken van een dossier in het registratiesysteem. Daarmee zorg je ervoor dat de jeugdhulpverlener geen automatische toegang heeft tot het toegangsdossier en in de toegang niet zomaar in een jeugdhulpdossier kan kijken of dit kan bewerken.
  3. Breng vooraf privacyrisico’s van gegevensverwerking in beeld (DPIA). Daarmee worden proactief risico’s voor de privacy in kaart gebracht met als doel deze risico’s te verkleinen.
  4. Train medewerkers actief op het verschil tussen beide dossiers. Zorg ervoor dat de consulenten weten dat informatie die verkregen is tijdens de toegangsfase niet automatisch in het jeugdhulpdossier thuishoort, en vice versa.

Gescheiden toegangs- en jeugdhulpdossiers zijn dan ook zeker geen formaliteit. De basis moet op orde zijn, al vóór de SLT’s werkelijkheid worden.