Als senior configuration consultant praat ik veel en vaak over automatisering met medewerkers van de organisaties en gemeenten waarvoor ik werk. Ik zie een wereld van verschil in de processen die organisaties hanteren en het niveau van automatisering daarin. Bij de ene organisatie kan de client zich wel digitaal melden, maar worden aanvragen handmatig afgehandeld, de ander is al zo ver dat er automatisch beschikkingen kunnen worden afgegeven.

Kiezen voor de automatiseringsoplossing die op dit moment past

Peinzend over die verschillen kwamen er twee termen bij me op: maatwerk en schaalbaarheid. Elke organisatie zou moeten kunnen kiezen voor een automatiseringsoplossing die op dat moment bij de organisatie past – maatwerk – maar waarbij je niet vastzit aan de grenzen van de mogelijkheden – schaalbaarheid. Geen vast pakket waarmee je over vijf jaar als organisatie nog op hetzelfde punt zit, maar iets waarmee je kunt toewerken naar de stip op de horizon van je gemeentelijke toekomst. Een oplossing die met je meegroeit van een automatiseringsbedrijf dat met je mee wil denken en ontwikkelen.

Automatiseringsoplossingen zijn als laagjestaarten: een basis met een aankleding van maatwerk

Eén van mijn guilty pleasures is het kijken naar Heel Holland Bakt. Ik vind het enorm rustgevend om te zien hoe de kandidaten van die bakwedstrijd hun baksels zorgvuldig opbouwen en tegelijk doet het me ook aan mijn eigen werk denken. Als ik wil uitleggen wat ik doe, vergelijk ik automatiseringsoplossingen wel eens met een laagjestaart. De basis is steeds vergelijkbaar, met laagjes van biscuitdeeg en botercrème, maar het is de aankleding die uiteindelijk het eindproduct bepaalt. Dat is ook hoe wij werken. De basis staat en naar aanleiding van wat de organisatie wil, kleden we het aan met maatwerk. De voorraadkast van onze ‘bakkerij’  staat bomvol informatie over processen en hoe andere organisaties die hebben ingericht. De ene organisatie wil een flinke basistaart met alleen wat maatwerk-fruit erop, de ander wil de basis juist uiterst bescheiden houden en voorop lopen met een overvloed aan digitale mogelijkheden voor hun cliënten. Dat is allebei maatwerk: de organisatie kan de processen precies zo inrichten als zij op dat moment wenselijk acht. En door ze zo in te richten dat ze kunnen meegroeien, zijn ze schaalbaar wanneer de organisatie daaraan toe is. Dat geldt niet alleen voor ingewikkelde processen van grote organisaties, maar ook voor kleine regelingen binnen een kleinere gemeente.

Met iedere ontwikkeling gaan we snel en wendbaar aan de slag

Ik zie een organisatie graag als partner in de ontwikkeling, waarbij ideeën en vragen van beide kanten komen. Omstandigheden veranderen voortdurend en daarop moeten alle partijen vanuit hun eigen kennis inspringen.  Wolters Kluwer, moederbedrijf van Schulinck In-Form, hangt het Agile principe aan en daarvan ben ik een groot voorstander. Vroeger maakten we bijvoorbeeld een roadmap voor een jaar. Nu weten we dat als de overheid morgen een nieuwe regeling ontwikkelt die verband houdt met ons werk, we daar meteen mee aan de slag moeten. Vorig jaar konden we daarmee het verschil maken ten opzichte van de grotere en loggere organisaties, die minder wendbaar zijn dan wij.

E-formulieren van Schulinck: op maat gemaakt voor elke organisatie

Schulinck In-Form leent zich uitstekend voor maatwerk en schaalbaarheid. Wij ontwikkelen e-formulieren voor organisaties, die door cliënten online kunnen worden ingevuld. We zijn daarin niet de enigen. Maar maatwerk, schaalbaarheid en snelheid zijn onze kracht. We leveren geen standaard oplossing, maar bouwen elk formulier vanuit een ‘basistaartje’ op maat, naar de wensen van die specifieke organisatie. Dat hoeft helemaal geen lang proces te zijn, we ontwikkelen snel en de lijntjes tussen ons en de organisatie zijn kort. En omdat elke organisatie in de automatisering op een ander punt zit, kunnen we met ons maatwerk ook op ieder punt ondersteunen met opschalen. ‘Snel en relevant,’ omschrijven we onze werkwijze graag.

Iedere organisatie is bezig het beste voor haar cliënten te bereiken. En laat dat nou net zijn waar Schulinck In-Form bij kan helpen. Met maatwerk en schaalbaarheid!

Meer weten? https://www.schulinck.nl/software-en-eformulieren/schulinck-in-form-portaal