In de Jeugdwet staat geen bepaling over hoe een belanghebbende een aanvraag in kan dienen. Hiervoor gelden de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In artikel 4:1 Awb staat dat je een aanvraag schriftelijk moet indienen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. De gemeenteraad kan dus in de Jeugdhulpverordening een bepaling opnemen dat een belanghebbende een aanvraag ook op een andere manier kan indienen. Je kan bijvoorbeeld in de verordening opnemen dat een aanvraag via e-mail of mondeling mogelijk is. De stap voor het indienen van een aanvraag is voor een burger dan een stuk kleiner. Voor een mondelinge aanvraag moet de gemeente wel het een en ander op papier zetten. Hier ga ik later op in.
Aan welke eisen moet een aanvraag voldoen?
In artikel 4:2 Awb staat dat in de aanvraag ten minste de naam en het adres van de aanvrager, de dagtekening (datum) en een omschrijving van de gevraagde voorziening moet staan. Ook volgt uit dit artikel dat een aanvraag ondertekend moet zijn. Voldoet de aanvraag niet aan de genoemde eisen uit de wet? Dan kan het college de aanvraag buiten behandeling stellen.
Toch oordeelde de Raad van State (RvS) in een uitspraak dat een handtekening in sommige gevallen geen harde vereiste is. In de uitspraak was de identiteit van aanvrager namelijk voldoende duidelijk. De aanvrager deed de aanvraag met een formulier waarop zijn naam en bsn stond. Daarbij gaf de aanvrager het formulier persoonlijk bij de gemeente af. In de gevallen dat de identiteit voldoende is vastgesteld kan het college een mondelinge aanvraag zonder handtekening in behandeling nemen. De aanvraag is dan onvolledig, maar wel rechtsgeldig. Dit volgt uit de uitspraak van de RvS.
Hoe richt je het proces tot aanvraag anders in?
Aan welke eisen een aanvraag moet voldoen is nu duidelijk. Ook weten we dat een belanghebbende een aanvraag niet alleen schriftelijk kan indienen. Maar welke andere mogelijkheden zijn er? Ik geef hieronder drie voorbeelden.
Mondelinge aanvraag
Mondelinge aanvragen mogelijk maken? Het college kan hiervoor kiezen. Het college moet dan de gegevens van de aanvrager noteren en opslaan. Pas dan voldoet de aanvraag aan artikel 4:2 Awb. Vervolgens kan je de aanvraag zonder handtekening in behandeling nemen. De identiteit van de aanvrager moet dan wel voldoende duidelijk zijn. Die kan het college bijvoorbeeld met een aantal controlevragen vaststellen (naam, geboortedatum, adres). Alleen als de identiteit vastgesteld is, kan de aanvraag zonder ondertekening in behandeling worden genomen.
Aanvraag via e-mail
Een belanghebbende kan een aanvraag ook elektronisch (via e-mail) indienen. Een elektronische handtekening is daarbij voldoende. Wel geldt dat de methode voor het vaststellen van de identiteit voldoende betrouwbaar moet zijn. Daarnaast moet de gemeenteraad of het college kenbaar maken dat de elektronische aanvraag (ook) mogelijk is.
Aanvraag via digitale formulieren
Naast de hierboven (bekende) andere manieren van aanvragen, kan je de aanvraagprocedure ook vereenvoudigen met digitale formulieren. De aanvrager vult dan een door het college vastgesteld formulier in. Het is zelfs mogelijk om eenvoudige aanvragen volledig (tot en met het besluit) automatisch digitaal af te handelen. Wolters Kluwer heeft daar een mooie oplossing voor bedacht. Met de slimme e-formulieren van Schulinck In-Form automatiseer je het gemeentelijk aanvraagproces naar eigen wens. Hierdoor verlicht je de werkdruk bij de consulenten en kunnen piekmomenten worden opgevangen.
Mondelinge aanvragen zonder handtekening zijn juridisch mogelijk, maar niet wenselijk.
Een aanvraag zonder (elektronische) handtekening is juridisch gezien mogelijk. Maar is dit ook wenselijk?
Naar mijn mening is werken met mondelinge aanvragen zonder handtekening, ondanks dat het juridisch mogelijk is, niet wenselijk. Bij mondelinge aanvragen kan sneller onduidelijkheid ontstaan over de datum van aanvraag. Daarbij kan het ook voorkomen dat een medewerker een mondelinge aanvraag anders interpreteert en daardoor niet goed opschrijft wat de aanvrager bedoelt. Hierdoor is de kans op bezwaar en/of beroep groter.
Mondelinge aanvragen zijn ook fraudegevoeliger. Met controlevragen kan je tot een bepaalde hoogte de identiteit vaststellen, maar het blijft mogelijk dat iemand zich als een ander voordoet.
Daarbij staat in de wet dat een handtekening nodig is voor een aanvraag. De wetgever zet dit er niet voor niets in. Uit jurisprudentie blijkt dan wel dat dit geen harde vereiste is voor een rechtsgeldige aanvraag, maar dat betekent nog niet dat je het op voorhand moet uitsluiten. Ik adviseer dat in ieder geval niet. Door een schriftelijk of elektronisch ondertekende aanvraag ontstaat minder snel onduidelijkheid en het controleren van de identiteit op andere wijze is dan niet nodig. Ik raad het openstellen van mondelinge aanvragen zonder handtekening, dan ook niet aan.