Gebruik van Ketendata is voor de gemeente Midden-Drenthe een logisch onderdeel van datagedreven werken. Daarmee ontwikkelt ze nu een eigen dashboard, waar ook andere gemeenten van kunnen profiteren.
Daarnaast heeft de regio Noord-Midden Drenthe een nieuw dashboard met een externe partij ontwikkeld voor het contractmanagement jeugd en Wmo waar door vier van de vijf gemeenten gebruik wordt gemaakt van deze Ketendata. “Dat scheelt veel werk voor ambtenaren bij de kleinere gemeenten, die toch al vijf petten tegelijk op hebben en bevordert de juiste aanlevering van data.”
Toen vorig jaar naar aanleiding van de pilot sturingsinformatie het Inlichtingenbureau in co-creatie met het Ketenbureau de eerste producten Ketendata en de Ketenmonitor in testproductie beschikbaar stelde, was Midden-Drenthe een van de eerste gemeenten die zich aanmeldde. De Drentse gemeente, ontstaan uit een fusie van de kernen Beilen, Smilde en Westerbork, is sowieso al een voorloper op het gebied van datagedreven werken.
Datagedreven werken
Met de Ketendata, de gestructureerde data uit het berichtenverkeer Wmo en jeugd, richt de gemeente haar eigen dashboard in. “Het idee was eigenlijk om een dashboard te maken voor de regio Noord en Midden Drenthe voor beter inzicht in de jeugdzorg- en Wmo berichten”, vertelt Eelco de Winter, projectleider datagedreven werken van de gemeente. “De vijf gemeenten in die regio met ongeveer 150 zorgaanbieders hadden al een soort dashboard. Vooral voor de kleinere gemeenten kost het veel moeite om elke maand zo’n query te maken, en die naar een centrale plek te sturen, die dat weer aan elkaar knoopt. Daarom wilden we met het nieuwe dashboard gebruikmaken van de landelijke Ketendata en het centrale datapunt, zodat we niet nog meer werk creëren voor mensen die toch al vijf petten tegelijk op hebben bij de kleine gemeenten. Met de Ketendata kun je heel makkelijk dashboards genereren die vrij generiek zijn met elkaar.”
Data maken de cijfers inzichtelijk
Het maken van dashboards was niet iets nieuws voor Midden-Drenthe, vertelt data-analist Sandra van der Beld, die momenteel bouwt aan het nieuwe dashboard. “We hadden meerdere dashboards ontwikkeld op onze database, waar het berichtenverkeer ook in staat. Die gingen over bijvoorbeeld hoeveel zorg er is geleverd, hoeveel cliënten momenteel zorg hebben, maar ook de historie: hoeveel cliënten hebben we in de zorg gehad. Ook vragen als de verdeling over de productgroepen, hoe intensief die zorg is geweest, welke zorgaanbieder het aanbood en hoeveel heeft de zorg gekost, hoeveel zorg hebben we toegewezen voor de toekomst, en hoeveel zorg daar ook van is verzilverd, staan allemaal in die dashboards. Dat soort cijfers hadden we inzichtelijk gemaakt, ook kunnen we zorgpaden van cliënten volgen.”
Toch was Van der Beld er niet tevreden over. “We merkten dat het best wel foutgevoelig was om de cijfers uit het eigen systeem te halen. Datastructuren kunnen bijvoorbeeld aan de databasekant wijzigen, ook zijn er wijzigingen in het berichtenverkeer zelf. In 2020 is er bijvoorbeeld weer een nieuwe versie geïntroduceerd, waardoor berichten net weer wat anders worden opgebouwd. Dat was weer van invloed op de data die we uit ons systeem halen.” Dat dit dus best wel foutgevoelig kan zijn, daar is collega Mark van der Straten, technisch consultant informatisering, het mee eens. “Als je je data lokaal uit je systeem haalt ben je heel erg afhankelijk van dat systeem. Als er een update komt en de database verandert, zijn wij heel erg druk om ervoor te zorgen dat de systemen blijven werken, omdat de data op een andere plek staan.” Van der Beld: “Als je ervoor kiest data via het landelijke systeem van het Inlichtingenbureau op te halen, biedt dat dus voordelen. Je krijgt dan een dataset waarin al die aanpassingen al doorgevoerd zijn, zodat je dus niet met die fouten te maken hebt.”
En aangezien andere gemeenten ook werken met die gestandaardiseerde dataset, is het makkelijker om gemaakte dashboards te delen met andere gemeenten, vult Van der Straten aan. “Je kan zo heel goed producten uitwisselen. En omdat de data die je ophaalt op exact dezelfde manier is opgeslagen, kun je dus heel goed je eigen data vergelijken met die van een andere gemeente. Waar zijn grote verschillen? Dat biedt hele grote voordelen.”
Koppeling met Keteninformatie
Midden-Drenthe werkt nu verder aan een Data-as-a-Service (DAAS) oplossing die een directe koppeling mogelijk maakt tussen de data van het Inlichtingenbureau en het eigen netwerk. “Het Inlichtingenbureau heeft een projectgroep opgezet om die koppeling te ontwikkelen”, vertelt Van der Beld. “Door een automatische koppeling, een API voor landelijke Keteninformatie, kun je straks in principe ieder uur of elke dag, wat je wil, die data updaten. Zo heb je altijd actuele data tot je beschikking. Nu maken we de exports nog handmatig. Ze worden iedere week klaargezet door het Inlichtingenbureau maar op zijn tijd wordt dat dus een automatische koppeling.
Van der Straten is ook nog bezig met de ontwikkeling van een datawarehouse binnen de gemeente Midden-Drenthe. “Dat wordt een verzamelplaats voor alle data die je zou willen gebruiken voor dashboards. Daarin willen we alle interessante data samenvoegen uit onze systemen, op zo’n manier dat het aan elkaar te koppelen is. Denk bijvoorbeeld aan data uit werk en inkomen en re-integratie die je dan koppelt aan zorgdata. Op die manier zou je een gemeentebreed dashboard kunnen bouwen. Dit uiteraard met inachtneming van alle privacy eisen die er aan gesteld worden.”
Beter koppelen van data leidt tot efficiënter werken, en dat is essentieel, stelt De Winter. “Tientallen bedrijfjes bouwen dashboards voor gemeenten. Het gaat om geld dat bestemd is voor jeugdzorg en Wmo. Ik vind dat dit geld juist zoveel mogelijk naar die zorg moet gaan. Als je als gemeenten met elkaar in staat bent om samen efficiënter te werken door gebruik te maken van elkaars dashboards, die ontwikkeld worden met diezelfde dataset, kan het allemaal goedkoper. We geven nu allemaal wel heel veel geld uit aan hetzelfde wiel dat we 345 keer opnieuw uitvinden.”