De meeste gemeenten hebben naast een balie in het gemeentehuis ook een digitaal loket, waarmee de burgers hun aanvragen online kunnen doen. Zeker in coronatijd is dat wel zo veilig: de burger hoeft niet in de rij te staan, maar kan vanuit huis zijn zaken regelen. Bovendien worden er minder fouten gemaakt en kan de burger de status van een aanvraag online volgen. Maar hoewel gemeenten de aanvragen, ook die in het sociaal domein, steeds vaker digitaal ontvangen, maken nog lang niet alle gemeenten gebruik van de mogelijkheid om aanvragen ook automatisch af te handelen. Daar liggen nog volop kansen. Hoe mooi zou het zijn als een burger die vandaag een aanvraag doet, direct een beslissing ontvangt en morgen een betaling? Het voordeel geldt echter ook voor de gemeente: hoe mooi zou het zijn als u de aanvraag van de burger dezelfde dag nog zou kunnen afhandelen?

Automatisch afhandelen levert tijdwinst op en ontlast daarmee ook op financieel gebied

Automatisch afhandelen levert de gemeente een enorme tijdwinst op. Gemeenten hebben al heel veel informatie over hun cliënten. Van burgers die gebruik maken van de Bijstand bijvoorbeeld, zijn alle gegevens bekend. Wil zo’n client gebruik maken van één van de gemeentelijke minimaregelingen, dan kan een digitaal aanvraagsysteem met een e-formulier dezelfde vragen afhandelen als de consulent, alleen dan automatisch. Door het handig inrichten van het systeem – gebruikmakend van alle bekende informatie – kan de aanvraag ook automatisch worden beoordeeld. Achteraf kan er dan een reguliere steekproefcontrole plaatsvinden of de beschikking rechtmatig is. Niet alleen de burger wint bij het snel digitaal afhandelen van zijn aanvraag, maar ook de gemeente. De consulent die normaal gesproken tijd kwijt is aan werkzaamheden die ook automatisch kunnen worden afgehandeld, kan dan worden ingezet voor lastigere zaken zoals de TOZO en andere steun- en herstelpakketten of schuldhulpverlening. Extra inhuur van personeel voor die taken kan daarmee wellicht worden voorkomen.

Automatisch afhandelen van aanvragen levert tijdwinst op en kan de gemeente daarmee ook op financieel gebied ontlasten.

Hoe minder bureaucratie, hoe beter

Kleine aanvragen kunnen automatisch worden afgehandeld. De gemeente kan zelfs terugkerende voorzieningen toekennen zonder dat ze opnieuw door de burger worden aangevraagd. Minimavoorzieningen bijvoorbeeld, worden per jaar verstrekt. Het systeem kan zien aan welke mensen die voorzieningen al jaren worden verstrekt en, als hun situatie niet is gewijzigd, deze automatisch opnieuw toekennen. Hoe minder bureaucratie hoe beter en techniek kan daarbij helpen. Ook kan een goed digitaal systeem aanvragers ‘dwingen’ tot de juiste manier van aanvragen. Dat geldt niet alleen voor burgers, het kan bijvoorbeeld ook handig zijn voor declaraties van bewindvoerders, die ten laste gaan van de bijzondere bijstand. Als bewindvoerders uniform en gestructureerd via een e-formulier declareren, is de gemeente de hele administratie kwijt en krijgen de bewindvoerders bovendien sneller hun geld. Voor beide partijen een voordeel. Maar het zijn niet alleen de kleinere aanvragen die kunnen worden geautomatiseerd. Enkele gemeenten zijn ook al bezig met het automatiseren van Bijstandsaanvragen, toch goed voor een bedrag van zo’n 10000 euro per client per jaar.

Online aanvragen, maar wel eerst controleren kan ook

Bent u als gemeente nog niet zover dat u zich comfortabel voelt bij automatisch afhandelen, dan kunt u er ook voor kiezen om alles online te laten aanvragen, maar de beschikking nog niet naar de client te sturen voordat een consulent die heeft gecontroleerd. Als later blijkt dat er geen onverwachte dingen gebeuren, kan alsnog worden gekozen om de beschikking automatisch te versturen. Als gemeente kunt u daarna zelf bepalen hoe intensief u achteraf nog controleert.

Schulinck In-Form is specialist in automatisch beschikken in het sociaal domein

Om veilig en secuur de aanvragen van burgers automatisch te kunnen afhandelen, heeft u als gemeente goede en correcte e-formulieren nodig. Het liefst van een partij die specialist is in het sociaal domein, want ook de rechtmatigheid moet in de formulieren zijn ingebakken. Bij Schulinck In-Form bieden we een unieke combinatie van de kennis van het sociaal domein, die wij dagelijks in de Schulinck kennisbanken verwerken en het bouwen van e-formulieren. Ik durf hardop te zeggen: niemand weet er zoveel van als Schulinck In-Form en kan u zo goed adviseren als wij. Schulinck In-Form bouwt ieder formulier op maat, naar de wensen van de gemeente. We kunnen ook uw huidige manier van werken nabootsen op een digitale manier. U werkt volgens dezelfde processen, maar veel sneller. Als marktleider in het sociaal domein kunnen we snel een unieke combinatie maken tussen de wetgeving en het ontwikkelen van een e-formulier, dat we koppelen aan uw bestaande systemen.

Wilt u de kansen van automatisch beschikken voor uw gemeente onderzoeken? Kijk naar de oplossingen van Schulinck In-form op https://www.schulinck.nl/software-en-eformulieren/schulinck-in-form-portaal.